Administrative Assistenz Quality (M/W/D)

in Marburg

Persönliche und fachliche Voraussetzungen

  • kaufmännische Ausbildung
  • Englisch Level 1
  • Organisationstalent
  • gute Umgangsformen
  • Team- und Konfliktfähigkeit

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen

Administrative Aufgaben

  • Erstkontakt für interne/externe Anfragen
  • Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
  • Entgegennehmen, Führen und gezieltes Weiterleiten von Telefonaten in Deutsch und Englisch
  • Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung
  • Archivieren, Drucken, Scannen, Verteilen, Kopieren von Dokumenten
  • Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B. Aktualisierung und Koordination der Intranet-/Sharepoint-Inhalte)
  • Erstellen von Standardkorrespondenz oder Korrespondenz nach Vorgabe, überwiegend in Englisch
  • Durchführen von Recherchen ? Aktualisieren von Präsentationen nach Vorgabe
  • Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungsanerkennung, -prüfung)
  • Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
  • Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
  • Bestellkoordination (e-Biss, SAP)
  • Betreuen der Multifunktionsgeräte (Kopierer, Fax, Scanner)
  • Ausführen von kleineren Übersetzungen
Organisation & Planung von Besprechungen und Dienstreisen
  • Vorbereiten, Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen 
  • Planen und Organisieren, ggf. Protokollieren von Sitzungen, Tagungen, Schulungen, Inspektionen etc. 
  • Betreuen von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination, Erstellen von Besuchsprogrammen
Betriebsbüroaufgaben
  • Prüfen und Nachbearbeiten von Zeitdaten in SAP
  • Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten, Kapazitätsanalyse)
  • Eingeben von Personaländerungsmeldungen
  • Führen von Bestandslisten
  • Vergabe der Zutrittsberechtigungen im ALINA-System
  • Vorbereitung Personalforecast und -planung
  • Erstellen von Stellengenehmigungsformularen zur Vorlage an den Vorgesetzten
  • Anlegen der SOP-Profile/Aufgabenkataloge der Mitarbeiter
Pflege von bereichsspezifischen Stammdaten

Koordinieren der abteilungsspezifischen Praktikantenplätze sowie Verteilung von Auszubildenden (Ansprechpartner von Provadis)

Koordination und Nachverfolgung der Bearbeitung von Nebenwirkungsmeldungen innerhalb QAO (nur QAO)




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Unser Angebot:

Bei uns erhalten Sie die Gelegenheit, Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens zu werden. Eine teamorientierte Arbeitsatmosphäre und der respektvolle Umgang miteinander liegen uns sehr am Herzen.

Wir bieten Ihnen:
  • übertarifliche Bezahlung
  • einen Arbeitsvertrag nach Tarifvertrag(GVP)
  • gute Sozialleistungen inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • einen etablierten und leistungsstarken Arbeitgeber aus Ihrer Region
  • Chance auf Übernahme beimKundenunternehmen
  • interessante und verantwortungsvolle Aufgaben in einer hochleistungsfähigen Unternehmensgruppe, bei dem Sie durch Ihren Einsatz den Erfolg mitbestimmen
  • ein faires und angenehmes Arbeitsklima in einem engagierten Team, bei dem kooperatives Miteinander und offene Kommunikation die Basis für den gemeinsamen Erfolg bilden
Die Position ist zunächst im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.
Sie sind interessiert? Dann bewerben Sie sich jetzt per Email an marburg@persoplan.de
oder schriftlich in unserer Niederlassung in Marburg.
Bei Fragen und zur Vereinbarung eines Vorstellungstermins stehen wir Ihnen gerne unter der Rufnummer 06421-59 09 6-0 zur Verfügung.

Per Post erhaltene Bewerbungsunterlagen senden wir aus organisatorischen Gründen nicht zurück. Wir bitten um Ihr Verständnis.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Ihr persoplan-Team

Sie sind auf der Suche nach einer beruflichen Herausforderung, die zu Ihrem Profil passt und Ihre Stärken fordert? Gerne können Sie uns Ihre Initiativbewerbung zukommen lassen, die wir in Hinblick auf zukünftige Stellenvakanzen auswerten.