Administrative Assistenz Regulatory Affairs (M/W/D)

in Marburg

Ihr Profil

  • Abgeschlossenes Studium BWL oder Business Administration, kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
  • ~5 Jahre Erfahrung im internationalen Umfeld, Unterstützung einer globalen Funktion / des Senior Managements, als persönlicher Assistent
  • Flexibilität, Belastbarkeit, Arbeiten außerhalb der Bürozeiten,
  • Sehr gute Englischkenntnisse (Muttersprachler bevorzugt) in Wort und Schrift, gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Beherrschung von MS Office, Liebe zum Detail, pünktliche Lieferung und gutes Gespür für Dringlichkeit/Geschäftsrelevanz
  • Starke Organisations-, Projektmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten mit tadellosen Multitasking-Fähigkeiten
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten
  • Starkes Arbeitsmanagement, einschließlich Planung, Priorisierung und Organisation von Aufgaben, um Fristen effektiv einzuhalten und spezifische Ergebnisse zu erzielen
  • Freundliches und professionelles Auftreten

Ihre Aufgaben

Administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung
  • Verwaltung und Pflege von Terminplänen für Führungskräfte, einschließlich Planung von Reisen und Konferenzen, Vereinbarung von Terminen und Änderung von Terminen
  • Verwaltung und Vorbereitung von Korrespondenz, Mitteilungen, Präsentationen und anderen Dokumenten
  • Ablage und Abruf von Dokumenten und Referenzmaterialien
  • Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen
  • Beantworten und verwalten Sie eingehende Anrufe
  • Zeiterfassungsaufgaben
  • Organigramme der Abteilungen und Outlook-Kontaktlisten pflegen und Informationen im GRA iNet verwalten (z. B. GRA-Kalender, GRA-Verteilerlisten, GRALT-Präsenzblatt)
  • Aktualisieren und Erneuern von Verbandsmitgliedschaften
  • Erstellen und pflegen Sie verschiedene Tracker (externe Netzwerke, Übersicht über GRA-Erfolge usw.)
  • Bereiten Sie konsolidierte Berichte vor
  • Treffen und Veranstaltungen organisieren und koordinieren
  • Empfangen und interagieren Sie mit eingehenden Besuchern. Unterstützen Sie die Mitglieder des GRA-Führungsteams (GRALT) während ihrer Besuche auf der Website oder bei zugewiesenen Aufgaben.
Organisation von Reisen für Führungskräften und deren Teilnahme an externen Meetings
  • Reisearrangements (Buchung, Reiselogistik und Erstellung individueller Reisedossiers für jede Reise). Dazu gehört auch, die erforderliche Unterstützung und nützliche Informationen wie Hotelinformationen, Besprechungsinformationen und wichtige Kontaktdaten vorwegzunehmen
  • Arrangements je nach Zweck und Tagesordnung der Reise
  • Flug-/Zugticket und Hotelbuchung über Agent
  • Einreichung von Spesenabrechnungen
  • Vorbereitung und Unterstützung von CMC-Meetings und Folgeaktivitäten von Meetings:
  • Unterstützung der Planung, Koordination und Durchführung von CMC-Meetings, CMC-Workshops, erweiterten GRALT-Meetings und anderen CMC-Meetings nach Bedarf (einschließlich GRA-Standortleiter-Meetings).
  • Vorbereitung und Koordination von Tagesordnungen, Führung von Protokollen, Verfolgung der Folgeaktionen von Meetings und Führung von Aktionsprotokollen. Organisieren Sie alle anderen für das Meeting relevanten Materialien. Technische Einrichtung sicherstellen.
  • GRA Town Halls koordinieren, indem sie die Tagesordnung zusammenstellen, die Präsentation harmonisieren und den Gastgeber des Meetings unterstützen.
  • Verantwortlich für die Dokumentation aller Meeting-bezogenen Dokumente auf SharePoint oder anderen geeigneten Systemen: Vorbereiten, Verteilen und Archivieren von CMC-spezifischen Dokumentationen und Informationen; Verwalten Sie struktur- und inhaltsspezifische Dateiverwaltungslaufwerke, z. SharePoint
Tagungsorganisation:
  • Planen und organisieren Sie den Veranstaltungsort der Teilnehmer/Referenten
  • Informationen zu Ausstattung, Veranstaltungsort und Kosten einholen ? Budgetübersicht erstellen und nachverfolgen
  • Versenden Sie eine Besprechungsanfrage an die Teilnehmer, Nachverfolgung und Nachverfolgung der Teilnahme
  • Agenda, Einladung, Handouts vorbereiten
  • Sorgen Sie für die erforderliche technische und Büroausstattung sowie für Telefonkonferenzen
  • Planen Sie Mahlzeiten und gesellschaftliche Veranstaltungen
  • Unterstützung während des Meetings, um eine funktionale Ausstattung und einen reibungslosen Ablauf des Meetings zu gewährleisten
  • Pflege der ATLAS-Ergebnisse (GRA Buddy-Konzept, GRA-Kernaktivitäten, GRA-Präsentation für funktionsübergreifende Teams, GRA-Onboarding-Folien, GRAST-Framework, One-Voice-Prinzip-Whitepaper und -Definitionen), Teilnahme an der Aktualisierung von ALTAS-Tools auf vierteljährlicher/jährlicher Basis
Regulatorische Aufgaben:
  • Verarbeitung und Pflege von Dokumenten im Submission Repository System oder anderen relevanten Systemen
  • Dateneingabe und Pflege in Regulierungsdatenbanken
  • Stellvertretung für andere GRA-Assistenten in Bern bzw. Marburg:
  • Abteilungsveranstaltungen organisieren
  • Büromaterial verwalten/bestellen
  • Verwalten und koordinieren Sie die Eingaben in den GRA-Kalender (Feiertage, wichtige Meetings usw.)
  • Administrative Unterstützung des Standortpersonals der GRA Bern

Unser Angebot:

Bei uns erhalten Sie die Gelegenheit Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens zu werden. Eine teamorientierte Arbeitsatmosphäre und der respektvolle Umgang miteinander liegen uns sehr am Herzen.

Die Position ist zunächst im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen. Eine spätere Übernahme durch unseren Kunden ist nicht ausgeschlossen.
  • Leistungsgerechte Bezahlung laut Tarifvertrag IGZ/DGB mit Zulagen (Angleichung an Chemietarif)
  • Unterstützung bei einem neuen Berufseinstieg
  • soziale Leistungen und interessante Aufgabengebiete
Sie sind interessiert? Dann bewerben Sie sich jetzt online unter marburg@persoplan.de oder schriftlich in unserer Niederlassung in Marburg. Bei Fragen und zur Vereinbarung eines Vorstellungstermins stehen wir Ihnen gerne unter der Rufnummer 06421-59096-0 zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Ihr persoplan-Team